La check-list de rentrée du club sportif : 20 points à cocher avant septembre

La rentrée d'un club sportif se joue en août. Un bureau qui a préparé sa saison passe septembre à accueillir les adhérents ; un bureau qui ne l'a pas fait passe septembre à éteindre des incendies. Voici la liste que nous partageons avec les clubs qui démarrent sur WeSportive, utile quel que soit votre outil.

Administratif et fédération

1. Affiliation et licences : dossier fédéral renouvelé, tarifs des licences connus pour chaque catégorie.
2. Assurance : contrat à jour, attestation disponible pour la mairie et les partenaires.
3. Créneaux d'installations : convention signée avec la mairie, horaires confirmés par écrit pour chaque équipe.
4. Bureau et signatures : composition du bureau à jour, accès bancaires vérifiés, mandats renouvelés si nécessaire.
5. Certificats et questionnaires de santé : la règle de la saison connue et communiquée aux familles.

Membres et équipes

1. Liste des membres nettoyée : les départs de juin retirés, les coordonnées vérifiées, les doublons fusionnés.
2. Catégories d'âge recalculées : chaque joueur dans la bonne équipe pour la nouvelle saison.
3. Coachs affectés : un responsable par équipe, avec ses droits d'accès sur l'outil du club.
4. Comptes parents : pour les mineurs, un parent identifié qui recevra les convocations et gérera les paiements.
5. Rôles du bureau : qui voit les finances, qui gère les inscriptions, qui envoie les annonces.

Planning

1. Entraînements récurrents créés pour toute la saison, avec le lieu et l'horaire de chaque équipe.
2. Dates clés posées : reprise, premiers matchs, tournoi, assemblée générale, vacances.
3. Lieux enregistrés avec l'adresse exacte, pour que les familles trouvent le stade extérieur du premier déplacement.

Cotisations

1. Campagne de licence créée : montant par catégorie, date limite, membres concernés.
2. Paiement en ligne activé, pour que les familles puissent régler dès l'inscription.
3. Règle de relance décidée : quand relancer, combien de fois, qui prend contact ensuite.

Communication

1. Message de rentrée envoyé à tout le club : dates de reprise, nouveautés, comment répondre aux convocations.
2. Application installée par les coachs avant les adhérents, pour qu'ils puissent répondre aux questions.
3. Canal de chaque équipe ouvert, avec les parents pour les jeunes.

Recrutement

1. Page club à jour et visible : photos de la saison passée, sports, catégories recherchées, inscription en ligne ouverte.

Le conseil qui vaut les vingt autres

Ne faites pas tout le 31 août. Répartissez : l'administratif en juillet, les équipes et le planning mi-août, les cotisations et la communication la dernière semaine. Et gardez cette liste : elle servira l'année prochaine, avec les points que vous y aurez ajoutés.

Pour les clubs qui utilisent WeSportive, les points 6 à 20 se font dans l'application, en général sur une soirée. On peut aussi le faire avec vous.